Friseur Kassenprogramm
Kassensystem Kassenprogramm

Anleitungen zu verschiedenen Aufgabenstellungen

Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für geringfügig Beschäftigte im Friseur-Salon

Nachweispflicht der Arbeitszeiten bei Minijobbern auch in Friseursalons

Ab dem 01.01.2015 gilt in Deutschland die Nachweispflicht der Arbeitszeiten bei Minijobbern (bis EUR 450,- pro Monat) und kurzfristig Beschäftigten (gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV) für alle Unternehmen - und somit auch für Friseurbetriebe.  

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind für diese Mitarbeiter täglich zu dokumentieren. Diese Dokumentation muss für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

>> Weitere Infos zur neuen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für geringfügig Beschäftige

Benutzerhandbuch zum Salonportal (Bedienungsanleitung Kasse)

Anleitung zur Friseur Software: Erste Schritte mit dem Salonportal - Quickstart

Das Bentzerhandbuch zum Salonportal (SALONWARE Express/Professional) enthält die wichtigsten Tätigkeiten und Funktionen für die Nutzung im Salon:

1. Übersicht der Funktionen im Salonportal
1.1. Kalender/Termine/Salonplaner 
1.2. Kasse/Kassenrolle/Tagesabschluss
1.3. Kundenverwaltung, Stammdaten, Bewegungsdaten
1.4. Produkte/Dienstleistungen
1.5. Mitteilungen 
1.6. Mitarbeiterinformationen
1.7. Statistik
2. Starten des Salonportals – Anmeldung/Login
3. Bildschirmbereiche des Salonportals
3.1. Navigationsleiste
3.2. Rechter Bildschirmbereich
4. Terminkalender
4.1. Tageskalender
4.1.1. Anzeige der Termindetails
4.1.2. Paralleltermine
4.1.3. Combi-Termine
4.2. Termin im Kalender eintragen
4.2.1. Uhrzeit und Mitarbeiter im Kalender auswählen
4.2.2. Auswahl eines Kunden, der bereits in der Kundenkartei gespeichert ist
4.2.3. Information über die Kundenhistorie der letzten 5 Besuche
4.2.4. Neuen Kunden in der Kundenkartei anlegen
4.2.5. Auswahl einer bzw. mehrerer Dienstleistungen
4.2.6. Bemerkung zum Termin
4.2.7. Stammkundentermine
4.2.8. Terminbestätigung und Terminerinnerung per E-Mail
4.2.9. Terminbestätigung und Terminerinnerung per SMS
4.3. Termin ändern
4.4. Service-Info – Vorbereitung für den Termin
4.5. Wochenkalender
4.6. Mitarbeiterkalender
4.7. Geburtstage
4.8. Schulferien
5. Kasse
5.1. Kassieren
5.2. Kassenrolle
5.3. Kassenentnahmen und Kasseneinzahlungen
5.4. Tagesabschluss erstellen
5.5. Kassenanfangsbestand
6. Gutscheinverwaltung – Gutscheine verkaufen und einlösen
6.1. Geschenkgutschein verkaufen
6.2. Geschenkgutschein einlösen
7. Kundenverwaltung
7.1. Suche nach Kunden
7.1.1. Kunden als „Favoriten“ markieren
7.1.2. E-Mail an Kunden senden
7.1.3. SMS-Nachricht an Kunden senden
7.1.4. Quickfilter: Favoriten, Damen und Herren
7.1.5. Neukundenformular (Druckvorlage)
7.1.6. Nach deaktivierten Kunden suchen
7.2. Stammdaten des Kunden anzeigen
7.3. Offene Termine
7.4. Behandlungsdaten
7.5. Bewertungen
7.6. Umsatzzahlen
7.7. Kontakthistorie - Gesendete und empfangene Mitteilungen
7.8. Statistische Daten
7.9. Kundenportal (Professional-Version)
7.10. Neukunde
8. Produkte/Dienstleistungen
8.1. Produkte und Dienstleistungen, die als Favoriten markiert sind
8.1.1. Suche nach einem Produkt oder einer Dienstleistung
8.1.2. Auswahl einer Produktgruppe
8.1.3. Produkte und Dienstleistungen als Favorit markieren
8.1.4. Zuordnung einer Farbe zu einer Dienstleistung oder einem Produkt
8.1.5. Lagerbestandsverwaltung
8.1.6. Ausbuchen von Produkten / Lagerbestand reduzieren
8.1.7. Lagermindestbestand unterschritten
8.1.8. Einbuchen von Produkten / Lagerbestand erhöhen
8.1.9. Bestellung einbuchen
8.2. Bestellliste
8.2.1. Bedarfsliste
8.2.2. Lieferantenbestellliste
9. Mitteilungen
9.1. Erhaltene Mitteilungen
9.2. Neue Mitteilung senden
9.3. Gesendete Mitteilungen
10. Mitarbeiter
10.1. Mitarbeiterliste
10.2. Dienstplan
10.2.1. Ändern der Arbeitszeiten - Ist-Zeiten und Umsatzplan
11. Statistik
11.1. Tagesumsätze
11.2. Diagramm
12. Logout
13. Anhang
13.1. Sichere und einfache Anmeldung mit dem Yubikey
13.2. Verwendung eines Barcode-Scanner

Download: Benutzerhandbuch zum Salonportal (PDF-Dokument)

Quickinfo: Richtige Schreibweise von E-Mail-Adressen

Durch fehlerhafte E-Mail-Adressen erreicht jede 10. E-Mail nicht  den gewünschten Empfänger. Viele Terminbestätigungen, Terminerinnerungen, Geburtstags-Wünsche oder Newsletter erreichen so leider nicht Ihre Kunden.

99% der unzustellbaren Nachrichten kommen wegen falscher Schreibweise der E-Mail-Adresse nicht bei Ihrem Kunden an.

Wir haben daher ein Merkblatt mit einigen Regeln und Beispielen zusammengestellt, um Sie bei der Verbesserung der Qualität der Kundendaten zu unterstützen.

 

 

QuickInfo: Textvorlagen für Terminbestätigungen und Terminerinnerungen per E-Mails und SMS

Für den Versand von Terminbestätigungen und Terminerinnerungen per E-Mail bzw. SMS sind im System Standard-Textvorlagen hinterlegt.

Um die Kundenansprache mit seinen persönlichen Stil zu gestalten, können nun eigene Textvorlagen für Terminbestätigungen und Terminerinnerungen hinterlegt werden.

In der Kurzanleitung sind folgende Möglichkeiten beschrieben:

  1. Anlegen von Textvorlagen
    - Textvorlage für eine Terminbestätigung per E-Mail mit Platzhaltern
    - Textvorlage für eine Terminerinnerung per E-Mail mit Platzhaltern
    - Textvorlage für eine Terminbestätigung per SMS mit Platzhaltern

  2. Zuordnung der Textvorlagen als Standardtextvorlagen 

 

>> QuickInfo: Textvorlagen für Terminbestätigungen und Terminerinnerungen (PDF-Dokument)

QuickInfo: Serienbrief erstellen

Serienbriefe mit der Friseurkasse SALONWARE erstellen.

Für die Erstellung von personalisierten Serienbriefen für den Postversand steht eine Serienbrieffunktion in der Professional-Version zur Verfügung. Es können somit einfach Briefmailings erstellt werden.

Die Erstellung eines neuen Serienbriefs erfolgt ein 3 Schritten:

  1. Textvorlage für den Serienbrief erstellen
  2. Gewünschte Kunden im Kundenfilter filtern
  3. Serienbrief generieren und drucken

 

>> QuickInfo: Serienbrief erstellen (PDF-Dokument)

QuickInfo: Rechnungsdesign mit eigenem Briefpapier

Mit SALONWARE Professional können Kundengrupen definiert und die Friseurkunden kategorisiert und segmentiert werden.
  • Alternativ zum Standard-Layout kann eine eigene Briefvorlage für den Druck bzw. den E-Mail-Versand von Rechnungen eingebunden werden.

>> QuickInfo: Rechnungsdesign mit eigenem Briefpapier (PDF-Dokument)

QuickInfo: Kategorisierung der Kunden durch Kundengruppen

Mit SALONWARE Professional können Kundengrupen definiert und die Friseurkunden kategorisiert und segmentiert werden.

SALONWARE Professional:

  • Definition der Kundengruppen
  • Zuordnung der Kundengruppe im Managementportal
  • Zuordnung der Kundengruppe im Salonportal
  • Anzeige der Kundengruppe bei der Terminerfassung
  • Anzeige der Kundengruppe beim Kassieren
  • Filtern der Kunden nach Kundengruppen/Eigenschaften

>> QuickInfo: Kategorisierung der Kunden durch Kundengruppen (PDF-Dokument)

QuickInfo: Lagerinventur

Lagerinventur mit dem Friseurprogramm SALONWARE.

Überprüfung und Aktualisierung der Lagerbestände 

Durch die kontinuierliche Lagerbestandsverwaltung in SALONWARE werden alle Lagerbewegungen (z. B. durch Verkauf, Verbrauch, Lieferungen) protokolliert und der aktuelle Bestand gespeichert. Trotz der permanenten Inventur muss
mindestens einmal in jedem Wirtschaftsjahr eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden.

In der Quick-Info sind die folgenden Punkte beschrieben:

  • Inventurliste exportieren und speichern
  • Inventurliste öffnen und bearbeiten
  • Korrigierte Inventurliste importieren
  • Ergebnis des Imports der Inventurliste
  • Dokumentation der Korrekturbuchungen

>> QuickInfo: Lagerinventur (PDF-Dokument)

QuickInfo: Erstellen und Drucken von Adress-Etiketten (Serien-Aufkleber)

SALONWARE Professional:

  • Erstellen und Drucken von Adress-Etiketten
  • Serien-Etiketten (Adressaufkleber)
  • einzelne Etiketten

>> QuickInfo: Erstellen und Drucken von Adress-Etiketten (PDF-Dokument)

QuickInfo: Supply-Chain-Management

Zum Supply-Chain-Management (Lieferkettenmanagement) gehört die Lagerbestandsverwaltung mit Mindestlagerbestand, die Bedarfsermittlung mit Lieferantenverwaltung, die Lieferantenbestellung per E-Mail oder Fax und das Einbuchen der Produkte nach einer Liefe

Zum Supply-Chain-Management (Lieferkettenmanagement) gehört die Lagerbestandsverwaltung mit Mindestlagerbestand, die Bedarfsermittlung mit Lieferantenverwaltung, die Lieferantenbestellung per E-Mail oder Fax und das Einbuchen der Produkte nach einer Lieferung.

In der Quick-Info sind die folgenden Punkte beschrieben:

  • Lieferantenverwaltung
  • Lieferantenzuordnung und Lager-Mindestbestand
  • Bestellliste - Lieferantenbestellung
  • Auswahl eines Lieferanten
  • Bedarfsliste/Bestellliste
  • Lieferantenbestellliste füllen
  • Lieferantenbestellliste anzeigen
  • Bestellung erstellen
  • Lieferantenbestellung anzeigen
  • Bestellung direkt per E-Mail senden
  • Bestellung direkt per Fax senden
  • Bestellte Produkte über die Lieferantenbestellliste einbuchen
  • Bestellte Produkte über die Produktverwaltung einbuchen
  • Gelieferte Stückzahl anpassen

>> QuickInfo: Supply-Chain-Management (PDF-Dokument)

QuickInfo: Dienstplanerstellung- und Dienstplanänderung

  • Verwaltung von Arbeitszeitmodellen
  • Erfassung eines Dienstplans
  • Mehrwöchiger Wiederholungsrhythmus
  • Mitarbeiter mit wechselnden Salons
  • Definition der Arbeitszeiten je Tag
  • Arbeits- und Pausenzeiten
  • Erforderlicher Urlaub
  • Halbe Urlaubstage
  • Zuordnung zu einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter
  • Geplanter Umsatz pro Stunde 
  • Generieren der Arbeitstage für die Mitarbeiter
  • Dienstplanänderung bzw. Änderung des Arbeitszeitmodells
  • Arbeitstage im Jahreskalender entfernen und neu generieren

>> QuickInfo: Dienstplanerstellung- und Dienstplanänderung (PDF-Dokument)

QuickInfo: Vorbereitungen zum Jahreswechsel - Dienstplan für das neue Jahr erstellen

Für den Terminkalender und die Umsatzplanung des nächsten Jahres sind einige Vorbereitungen vor dem Jahreswechsel zu treffen.

Für den Terminkalender und die Umsatzplanung des nächsten Jahres sind einige Vorbereitungen vor dem Jahreswechsel zu treffen.

Der Dienstplan der einzelnen Mitarbeiter muss für das nächste Jahr im System "generiert" werden. Hierbei wird das in den Mitarbeiter-Stammdaten zugeordnete "Arbeitszeitmodell" verwendet.

Mit dem Erzeugen der Dienstzeiten werden auch die entsprechenden Plan-Umsätze für das neue Jahr generiert. Die Berechnung des Plan-Umsatz erfolgt auf Basis des "Geplanten Umsatz pro Stunde", der ebenfalls in den Mitarbeiter-Stammdaten eingetragen ist.

>> QuickInfo: Vorbereitungen zum Jahreswechsel - Dienstplan erstellen (PDF-Dokument)

QuickInfo: Versand eines Kunden-Mailing/Newsletter

  • Erfassung einer E-Mail-Vorlage
  • Unpersonalisierte Anreden
  • Personalisierte Anreden
  • Standardfilter
  • Kundenfilter nach Produkthauptgruppen oder Produktgruppen
  • Newsletter-Versand starten

>> QuickInfo: Versand eines Kunden-Mailing/Newsletter (PDF-Dokument)