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Wie kann ein eigenes Briefpapier für Rechnungen verwendet werden?

Rechnungen für die Kunden werden automatisch mit dem hinterlegten Firmenlogo und den erforderlichen Angaben generiert.

Es können jedoch auch eigene Briefvorlagen für den Druck bzw. den E-Mail-Versand von Rechnungen eingebunden werden. So ist ein eigenes Design für die Rechnungen möglich.

 

Es können jedoch auch eigene Briefvorlagen für den Druck bzw. den E-Mail-Versand von Rechnungen eingebunden werden. So ist ein eigenes Design für die Rechnungen möglich.
Rechnung mit eigenem Design für den Ausdruck und den Versand von Rechnungen per E-Mail.

Beispiel für eine Rechnung mit entsprechender Briefpapier-Vorlage

Rechnung mit eigenem Layout des Briefpapiers
Rechnung mit eigenem Layout des Briefpapiers

Erstellung einer Briefvorlage für das Rechnungslayout

Als Rechnungsvorlage ist ein Briefpapier im PDF-Format erforderlich. Dieses Briefpapier können Sie von einer Werbeagentur gestalten lassen oder auch selbst mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einem Grafikprogramm erstellen. Programme, wie z. B. Microsoft Word, OpenOffice von Sun, Adobe Indesign können für die Erstellung einer Briefvorlage verwendet werden.

In folgendem Bild ist der Entwurf mit Microsoft Word 2010 zu sehen:

Richtlinien zur Gestaltung und zum Inhalt der Rechnungvorlage

Die Vorlage muss aus 2 Seiten bestehen. Die erste Seite des Briefpapiers mit allen erforderlichen Firmenangaben und die zweite Seite als Folgeseite für Rechnungen/Briefe, die aus mehreren Seiten bestehen.

Auf der ersten Seite stehen Ihnen etwa die oberen 10 cm (außer dem Bereich für die Kundenadresse) und etwa 2 cm am linken, rechten und unteren Rand für die Gestaltung zur Verfügung. Auf der zweiten Seite (Folgeseite) können Sie die oberen 3 cm für den Briefkopf verwenden.

Bitte beachten Sie die mindestens erforderlichen Bestandteile der Briefvorlage für eine korrekte Rechnung:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Sofern Sie unter die Kleinunternehmer-Regelung fallen ist zusätzlich ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung "Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG" erforderlich.

Alle weiteren Bestandteile, wie z. B. Name des Kunden, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Dienstleistungen und Produkte werden automatisch in die Rechnung eingefügt.

Die Briefvorlage ist nun als PDF-Datei zu speichern:

 

Speichern der Rechnungsvorlage als PDF-Dokument für die spätere Einbindung als Rechnungsvorlage.
Briefpapier als PDF-Datei abspeichern

Im folgenden Bild ist das zweiseitige Briefpapier als PDF-Dokument im DIN A4-Format zu sehen.

Briefpapier - bestehend aus 2 Seiten - Erste Seite und Folgeseite
Briefpapier - bestehend aus 2 Seiten - Erste Seite und Folgeseite

Einbinden der Briefvorlage für die Rechnungserstellung

Senden Sie die Rechnungsvorlage im PDF-Format per E-Mail zu uns. Wir binden die Vorlage dann in Ihr System ein.