Kassensystem Kassenprogramm Friseure SALONWARE
SALONWARE Kassensystem Kassenprogramm

Gibt es ein Löschkonzept für personenbezogene Daten entsprechend der DSGVO?

Für steuerrelevante Daten, wie z. B. Buchungsdaten, Tagesberichte und Kassenbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese Daten werden 10 Jahre im Salon-Management-System SALONWARE gespeichert bzw. so lange der Nutzungs-vertrag besteht.

Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung lt. Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO dürfen personenbezogene nicht länger als erforderlich gespeichert werden.

1. Kunden-Stammdaten

Kunden-Stammdaten, die seit mehr als 2 Jahren nicht mehr im Salon waren bzw. kein Kassiervorgang mehr durchgeführt wurde, kein Termin in der Zukunft vereinbart ist und kein Guthaben beim Kunden gespeichert ist, werden automatisch aus der Kundenverwaltung gelöscht. Aktive Kunden, die "regelmäßig", also mind. einmal im 2-Jahreszeitraum kassiert werden, bleiben in der Kundenverwaltung gespeichert.

2. Mitarbeiter-Stammdaten

Mitarbeiter, welche als "deaktiviert" markiert sind und deren Austrittsdatum länger als 2 Jahre in der Vergangenheit liegt, werden aus dem Salon-Management-System gelöscht. Dies gilt auch für Dienstzeiten, die bei den betreffenden Mitarbeitern hinterlegt sind. Im Kassensystem sind die Mitarbeiter-Stammdaten nicht länger erforderlich.

3. Gesendete Mitteilungen, E-Mails und SMS-Nachrichten

Gesendete Mitteilungen, E-Mails und SMS-Nachrichten werden 12 Monate nach dem Versand automatisch gelöscht. (In der Starter- und Basic-Version werden keine Nachrichten versendet.)

4. Termine im Salonkalender

Termine im Salonkalender werden automatisch 12 Monate nach dem Zeitpunkt des Termins gelöscht. (In der Starter- und Basic-Version werden keine Termine gespeichert.)

Einer Entscheidung des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (vom 24.08.2011, EFG 2012, S.10) zufolge unterliegen Terminbücher und Terminkalender nicht den Aufbewahrungspflichten eines Friseurbetriebs. Im entschiedenen Fall führte das Gerichtaus, dass Terminbücher weder unter die Unterlagen nach §147 Abs. 1 Nr. 1 AO noch unter die sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen i. S. d. §147 Abs. 1 Nr. 5 AO fielen; ihnen sei lediglich organisatorische Bedeutung beizumessen (z. B. effizienten Personalsteuerung, Vermeidung von Wartezeiten, Vergabe von Kundenterminen).

Auch in der aktuellen Literatur zum Thema, wie z. B. "Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren" (2017) vom Betriebsprüfer Gerd Achilles ist der Terminkalender nicht archivierungspflichtig.

5. Löschung der Daten nach Vertragsende

Nach der Kündigung des Nutzungsvertrags werden die kompletten Daten im Salon-Management-System gelöscht. Die steuerrelevanten und somit archivierungspflichtigen Daten müssen vor Vertragsende exportiert und entsprechend den gesetzlichen Pflichten archiviert werden.

Löschkonzept als PDF-Datei