Kassensystem Kassenprogramm Friseure SALONWARE
SALONWARE Kassensystem Kassenprogramm

Welche Daten müssen wie oft gespeichert bzw. archiviert werden?

Die Vorschriften der GoBD, also der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" gelten seit dem  01.01.2015 und lösten die GDPdU und die GoBS ab.

Entsprechend den GoBD bzw. früher der GoBS bzw. GDPdU "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" müssen alle elektronischen, steuerrelevanten Daten für 10 Jahre unveränderbar gespeichert werden - nicht nur das Kassenbuch, Tagesabschlüsse (Z-Berichte) sondern auch Finanzbuchhaltungsdaten, Rechnungen in digitaler Form, Anlagenbuchhaltungsdaten, Lohnbuchhaltungsdaten, Kostenrechnungsdaten, Daten von Bankkonten, etc.

Das SALONWARE-Gesamtsystem wird täglich (in der Nacht) gesichert und an zwei Orten in Deutschland gespeichert. Der Zugriff auf die Buchungsdaten ist im Programm - entsprechend den Vorschriften der GoBD - natürlich bis zu 10 Jahre rückwirkend möglich. 

Da Sie aber nicht wissen, ob Sie in 10 Jahren noch mit dem gleichen Programm arbeiten, empfehlen wir mindestens die monatliche Speicherung der steuerrelevanten Daten.

Die monatlichen Buchungsdaten sollten daher auf geeigneten Speichermedien (bzw. Archivsystem) übernommen und für 10 Jahre gespeichert werden. 

Welche Daten müssen exportiert und archiviert werden?

Wir empfehlen alle monatlichen Buchungsdaten zu speichern und zu archivieren. Die Buchungsdaten können im Managementportal, im Bereich Reporting - Kassenbuch-Export aus dem System heruntergeladen werden.

Hierzu gehören folgende Datenexporte:

  • Tagessummen
  • Kassenbelege
  • Buchungen
  • Kassenbuch Excel
  • Stornobuchungen

Der "Monatsbericht (USt.)" und der "DATEV-Export" sind für die monatliche Übermittlung der Buchungsdaten an Ihren Steuerberater.

Die Export-Dateien sind auf der folgenden Seite beschrieben:

Reporting - Kassenbuch-Export 

Wie lange werden die Daten im System gespeichert?

Buchungen/Umsätze sind entsprechend den GoBD 10 Jahre rückwirkend aufrufbar. Natürlich vorausgesetzt, dass noch mit dem Pogramm gearbeitet wird. Nach Vertragsende ist kein Zugriff mehr auf die Daten möglich.

Elektronische Langzeitarchivierung von steuerrelevanten Daten

Eine elektronische, revisionssichere Langzeitarchivierung ist für alle steuerrelevanten Daten des Unternehmens erforderlich. Hierfür gibt es entsprechende Archivsysteme auf dem Markt.

Weitere Informationen zur Langzeitarchivierung finden Sie z. B. bei Wikipedia:

Für kleine und mittelständische Unternehmen wird beispielsweise der "Archivserver" von BvL angeboten: Ein Gerät (mit allen Zertifizierungen, revisionssicher und Garantie, etc.). Der Preis beträgt lt. Webseite (Stand 01/2015) ab 4.989,- EUR. Es gibt hier auch ein Leasingmodell ab 125,- EUR pro Monat. Der Archivserver benötigt wenig Strom, keine Klimaanlage/Serverraum und ist wartungsfrei.

Weitere Infos finden Sie auf der Website des Anbieters: http://www.bvlarchivio.de

Es gibt z. B. auch einen speziellen USB-Stick für die Archivierung von steuerrelevanten Daten. Mehr Informationen finden Sie auf der folgenden Seite:

Vor einiger Zeit haben wir die M-DISC entdeckt, eine BlueRay-Disc, die angeblich bis zu 1.000 Jahre hält! Diese sollte also mindestens 10 Jahre lesbar bleiben und ist auch nicht veränderbar. Infos zur M-DISC finden Sie bei Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/M-Disc bzw. direkt beim Hersteller: http://www.mdisc.com/

Die Rohlinge und der Brenner können z. B. bei Amazon bestellt werden: