Kassensystem Kassenprogramm Friseure SALONWARE
SALONWARE Kassensystem Kassenprogramm

Informationen zum Programmierprotokoll

Ein "Programmierprotokoll" ist wichtig, um die Programmierung einer Registrierkasse nachzuvollziehen. Klassische Registrierkassen können auf vielfältige Weise verändert bzw. manipuliert werden. Es können z. B. Kassenbuchungen unterdrückt werden oder in verschiedene Trainingsspeicher gebucht werden. Ohne das Programmierprotokoll einer Registrierkasse ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß.

Das Salon-Management-System SALONWARE enthält ein integriertes, elektronisches Kassensystem, das keine Programmierung oder Veränderung ermöglicht. Das Managementsystem ist eine komplette Unternehmenssoftware und nicht vergleichbar mit einer Registrierkasse.

Das Kassensystem verfügt zusätzlich über ein Internes Kontrollsystem zur Vermeidung von fehlerhaften Eingaben und fehlerhafter Bedienung. Alle Kassenbuchungen werden einzeln aufgezeichnet und mit Sequenznummern und Zeitstempel gespeichert. Der Datenzugriff auf die Buchungsdaten ist bis zu 10 Jahre rückwirkend möglich. Das interne Kontrollsystem ist zentraler Bestandteil des integrierten Kassensystems.

Informationen zum Programmierprotokoll

Inhaltsverzeichnis der Informationen zum Programmierprotokoll

1. Programmierprotokoll

2. Kein Eingriff in die „Programmierung“

3. Keine unterschiedlichen Programmversionen

4. Kein externer Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten

5. Keine Änderung oder Löschung von Buchungen

6. Kein Trainingsspeicher

7. Keine Proformarechnungen

8. Keine Unterdrückung von Rechnungen

9. Keine Unterdrückung von Tagesberichten

10. Festschreibung der Buchungen

11. Datenerfassungsprotokoll

12. Protokollierung von Stornierungen

13. Historische Speicherung der Preise und Kunden

14. Zusammenfassung

Kein Eingriff in die "Programmierung" möglich

Das Salon-Management-System wird in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland betrieben. Alle Friseurbetriebe in Deutschland greifen auf das gleiche, zentrale Programm zu. Die Bedienung erfolgt über einen Internet-Browser mit einem PC, Notebook, Apple Mac, Tablet oder Smartphone. Das Programm ist nicht auf den verwendeten Geräten gespeichert. Es wird kein Programm oder Programmcode auf den Geräten des Friseurbetriebs installiert. Daher ist auch kein Eingriff in die "Programmierung" des zentralen Systems möglich. Eine Veränderung der Programmbestandteile durch die Bediener und Nutzer der Software sind ausgeschlossen. Eine Veränderung durch manipulierende "Zusatzprogramme" ist ebenfalls ausgeschlossen. Das Programm ist nicht abhängig vom verwendeten Betriebssystem oder der Hardware für die Nutzung. 

Keine unterschiedlichen Programmversionen

Durch die zentrale Installation des Programms arbeiten alle Friseurbetriebe mit der gleichen Version des Programms. Es gibt daher keine unterschiedliche Versionen für die Unternehmen. Die laufende Weiterentwicklung wird dokumentiert und nach entsprechenden Tests monatlich bereitgestellt. Nach einem Update der zentralen Version arbeiten automatisch alle Betrieben mit der neuesten Programmversion. Kurzfristige Patches oder Bugfixes können kurzfristig eingespielt werden und stehen sofort – ohne manuelles Update – zur Verfügung. Es gibt keine Möglichkeit für die Nutzung einer veralteten Version. Kundenspezifische Anpassungen (Customizing) ist nicht möglich.

Kein externer Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten

Die zentrale Speicherung aller "Daten" von allen Kunden - also auch aller Buchungen - erfolgt in einem zentralen Datenbanksystemen in Deutschland. Die Daten sind nicht auf den verwendeten Geräten gespeichert. Daher ist auch kein (externer) Zugriff auf die Daten des zentralen Systems möglich. Es gibt keine absichtliche oder unabsichtliche Möglichkeit für eine Veränderung der Daten außerhalb des Programms. Es handelt sich um ein geschlossenes Datenbanksystem ohne Schnittstellen oder API´s für den externen Zugriff auf die Daten.

Das zentrale Datenbanksystem des Salon-Management-Systems SALONWARE besteht aus über 120 Datenbanktabellen für die strukturierte Speicherung der Daten. Es wird zwischen Unternehmensdaten, Produkt-/Dienstleistungs-Daten, Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Kalenderdaten und dem Kassensystem mit den Buchungsdaten unterschieden.

Datenbankstruktur des Salon-Management-Systems

Keine Änderung oder Löschung von Buchungen

Eine durchgeführte Kassenbuchung kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Nur die Stornierung des Buchungsvorgangs am aktuellen Buchungstag ist in der Kassenrolle des Salonportals möglich, solange der Tagesabschluss nicht durchgeführt wurde. Nach dem Tagesabschluss ist auch keine Stornierung von Buchungen mehr möglich. Die nachträgliche Änderung der Zahlungsart ist auch nur bis zum Tagesabschluss möglich.

Kein Trainingsspeicher

Es gibt in SALONWARE keine Möglichkeit in einen Trainingsspeicher oder andere Kassenspeicher zu buchen. Jeder Salon hat nur eine Kasse und alle Buchungen werden in diese Kasse gebucht. Eine unabsichtliche oder absichtliche Buchung in ein falsches Kassensystem ist nicht möglich.

Keine Unterdrückung von Rechnungen

Es gibt keine Möglichkeiten für eine Unterdrückung von Rechnungen bzw. Kassenbelegen. Die Inhalte der Belege sind für alle Friseurbetriebe in Deutschland gleich. 

Keine Proformarechnungen

Es gibt keine Möglichkeit Proformarechnungen zu erstellen. 

Keine Unterdrückung von Tagesberichten

Es gibt keine Möglichkeiten für eine Unterdrückung von Tagesberichten. Eine Veränderung des Aufbaus der Tagesberichte ist nicht möglich. Die Inhalte sind für alle Friseurbetriebe in Deutschland gleich. 

Festschreibung der Buchungen

Durch den Tagesabschluss und Erstellung des Tagesberichts werden alle Buchungen des aktuellen Kassenbuchs festgeschrieben und sind nicht mehr veränderbar.

Der Tagesabschluss des aktuellen Buchungstages kann durch den Unternehmer im Managementportal wiederrufen werden. Es können Buchungen des aktuellen Buchungstages storniert oder neue Buchungen ergänzt werden. Es kann nur der letzte Tagesabschluss wiederrufen werden und auch nur wenn noch kein neuer Buchungstag gestartet wurde. Weiter zurückliegende Tagesabschlüsse sind auch durch den Unternehmer nicht mehr zu wiederrufen. Eine nachträgliche Veränderung von Buchungen ist dann nicht mehr möglich. Es können auch keine Buchungen auf frühere Buchungstage ergänzt werden.

Datenerfassungsprotokoll

Jede Kassenbuchung wird mit Belegnummer, Buchungstag, genauer Uhrzeit der Buchung, Betrag, elektronischer Signatur und Prüfziffer in einem Datenerfassungsprotokoll aufgezeichnet. Ebenso wird der Tagesabschluss mit Z-Code, Zeitpunkt und Kassenendbestand im Datenerfassungsprotokoll aufgezeichnet. Das Datenerfassungsprotokoll für jeweils einen Monat kann im Managementportal aufgerufen und archiviert werden.

Protokollierung von Stornierungen

Jede Stornierung am aktuellen Buchungstag wird protokolliert. Die stornierte Buchung wird mit einem Storno-Kennzeichen versehen. Eine Stornierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Eine stornierte Buchung kann nicht unterdrückt oder gelöscht werden. Bei einer Stornierung muss der Name des Mitarbeiters ausgewählt werden und eine Begründung für die Stornierung angegeben werden.

Jede Stornierung wird in einem Stornobericht aufgezeichnet. Dieser Monatsbericht der Stornierungen kann der Unternehmer im Managementportal abrufen und archivieren. Die stornierten Buchungen werden im Tagesbericht einzeln aufgeführt.

Historische Speicherung der Preise und Kunden

Die Produktpreise werden beim Kassiervorgang aus dem Warenwirtschaftssystem an die Kasse übertragen, die Kundendaten (Vertragspartner) werden aus dem CRM-System (Kundenverwaltung) beim Kassiervorgang übernommen und die Mitarbeiterdaten aus dem HR-System (Mitarbeiterverwaltung). Die Daten werden historisch mit dem Kassiervorgang zum Zeitpunkt der Kassenbuchung gespeichert. Änderungen der Preise oder der Kunden-Stammdaten wirken sich nicht auf die bereits gespeicherten Kassiervorgänge aus. Die Daten werden unveränderbar für 10 Jahre im Kassensystem gespeichert. Die Änderung von Kunden-Stammdaten oder Produkt-Stammdaten sind im Warenwirtschaftssystem bzw. im Kundenverwaltungssystem gespeichert – nicht im Kassensystem.

Systemarchitektur des Salon-Management-Systems

Zusammenfassung

Für das integrierte Kassensystem gibt es daher kein Programmierprotokoll, da jegliche Programmierung oder Programmveränderung des Kassensystems ausgeschlossen sind.

Informationen zum IKS - internen Kontrollsystem

Informationen zum internen Kontrollsystem finden Sie auf der Seite IKS - Internes Kontrollsystem.

Weitere Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung