Kassensystem Kassenprogramm Friseure SALONWARE
SALONWARE Kassensystem Kassenprogramm

Verfahrensdokumentation zur Belegablage und Kassenbuchführung

Entsprechend den GoBD ist eine Verfahrensdokumentation in jedem Friseurbetrieb zwingend erforderlich. Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um Beschreibungen und Arbeitsanweisungen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind.

In den folgenden Ausschnitten der GoBD finden Sie die entsprechenden Vorschriften zur Verfahrensdokumentation:

Absätze und Ausschnitte der GoBD zur Verfahrensdokumentation

34 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DVSystems entspricht.

35 Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt auch für die zum Verständnis der Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation.

66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden.

10.1 Verfahrensdokumentation

151 Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

152 Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

153 Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

154 Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Was passiert, wenn bei einer Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorliegt?

Es sind uns bisher noch keine Fälle bekannt, wo eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation zu einer Anzweiflung der Buchführung geführt hatte. Doch es kann durchaus zu Sanktionen oder Sicherheitszuschlägen führen, wenn erhebliche Zweifel an der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung vorliegen. Im Extremfall könnte bei einer Betriebsprüfung die komplette Kassenbuchführung verworfen werden und der Umsatz (viel zu hoch) geschätzt werden.

Wer ist verantwortlich für die Verfahrensdokumentation?

Der Inhaber bzw. Geschäftsführer ist für die Bereitstellung der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Meistens kennt auch nur der Inhaber/Geschäftsführer die Abläufe im Unternehmen, die hier beschreiben werden. Bei Fragen kann Ihnen sicher Ihr Steuerberater weiter helfen.

AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Durch den Arbeitskreis "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien" der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), Eschborn wurde eine "AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage" veröffentlicht.

Diese Muster-Vorlage Version V1.0 vom 19.10.2015 kann als Word-Datei unter dem folgenden Link heruntergeladen werden: