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Kundenportal MeinSalon - Termin online buchen

Online-Terminvereinbarung eines Termins im Friseursalon

Im Bereich Termin buchen hat der Kunde die Möglichkeit nach einem passenden Termin zu suchen und auch direkt im Kundenportal online zu buchen. Diese Art von Online-Terminvereinbarung wird auch E-Appointment genannt.

Der gewünschte Termin (Tag und Uhrzeit) kann mit der gewünschten Dienstleistung und dem bevorzugten Mitarbeiter ausgewählt und online gebucht werden.

Friseurtermin im Kundenportal MeinSalon buchen

 

Nach der Auswahl eines Termins werden die Daten nochmals zusammengefasst. Für die Buchung kann eine Bemerkung zum Termin eingetragen werden, sowie eine Terminbestätigung und/oder eine automatische Terminerinnerung eingestellt werden.

  

Terminbuchung mit Terminbestätigung uns Terminerinnerung

Nach dem Anklicken des Button "Verbindlich buchen" wird der Termin im Salon-Management-System SALONWARE eingetragen und erscheint im Kalender im Salon. Zusätzlich wird eine Mitteilung bzgl. der Online-Terminbuchung im Salonportal angezeigt.

Termin im Kundenportal MeinSalon gebucht.

Der Friseurkunde erhält eine Terminbestätigung am Bildschirm angezeigt. Zusätzlich wird eine Terminbestätigung per E-Mail an den Kunden gesendet.

Elektronische Terminvereinbarung - Was steckt dahinter?

Bei Aufruf der Funktion wird bereits der nächstmögliche Termin vorgeschlagen. Der gewünschte Tag im aktuellen und im nächsten Monat und die Uhrzeit können ausgewählt werden. Die Tagesauswahl erfolgt über die Pfeilbuttos in der Zeile Tag Datum oder  kann im Zweimonats-Kalender des rechten Bereiches getroffen werden.

In einem Friseurbetrieb spielt die Vereinbarung von Behandlungsterminen eine große Rolle. Die Mehrzahl der Friseurbetriebe nutzt die Vereinbarung von gemeinsam vereinbarten Zeitpunkten zur Planung und Koordination von Behandlungen.

Der Ablauf einer Terminvereinbarung ist die Verhandlung eines möglichen Termins, indem beide Beteiligten - die Kundin bzw. der Kunde und der Friseursalon - wechselseitig oder auch einseitig freie Termine anbieten. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter im Salon nutzt ein entsprechendes Hilfsmittel, wie z. B. einen Terminkalender in Papierform oder einen elektronischen Kalender im Computer. Die Kundin bzw. der Kunden überprüft, ob ein Terminvorschlag mit der verfügbaren Zeit möglich ist. Neben der reinen Aushandlung eines Termins werden noch weitere Informationen, wie z. B. die gewünschte Dienstleistung oder auch die gewünschte Mitarbeiterin/Mitarbeiter ausgetauscht, die den Termin betreffen. Es ist also eine Koordination zwischen den Geschäftspartnern erforderlich - mit dem Ziel der Einigung auf einen gemeinsamen Termin.

Für voneinander entfernte Terminpartner stellt das Telefon ein gängiges Verhandlungsmedium dar. Werden Computer als Medium eingesetzt - z. B. per E-Mail - so spricht man von elektronischer Terminvereinbarung.
 
Über das Kundenportal kann ein Termin Zeit- und Ortsunabhängig interaktiv über das Internet vereinbart werden. Hier spricht man von Online-Terminvereinbarung oder auch E-Appointment.

Für eine interaktive Aushandlung eines Termins ergeben sich eine Reihe von Herausforderungen.  Dienstpläne, Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Berufschule, Weiterbildungen, etc.), Öffnungs-/Pausenzeiten, bereits gebuchte Termine und die Dauer der gewünschten Dienstleistung sind zu berücksichtigen. Der elektronisch gestützte Vereinbarungsprozess soll zu einer Arbeitserleichterung und Zeitersparnis gegenüber der persönlichen oder telefonischen Terminvereinbarung führen. Vorhandene Arbeitsabläufe werden durch das Kundenportal effizient unterstützt und das Verhandeln zwischen den Kommunikationspartnern erleichtert.

Eine  Terminvereinbarung ist immer ein kooperativer Prozess, an dem zwei oder mehr Partner aktiv beteiligt sind. Der Entscheidungsprozess im Salon wird durch eine lernfähige Terminvereinbarungs-Funktion im Kundenportal übernommen. Ob ein Termin frei, möglich oder sinnvoll ist wird durch Daten, Regeln und Plausibilitätsprüfungen beeinflusst.

Auch das Absagen oder Verschieben eines Termins ist ein möglicher Ausgang einer Terminvereinbarung, d.h. als Bestandteil eines gesamten Terminvereinbarungsprozesses zu
Verstehen und wird im Kundenportal berücksichtigt.

Folgende Daten werden berücksichtigt:

  • Öffnungszeiten des Friseursalons (Tage, Uhrzeiten)
  • Feste Mittagspausen des Salons (falls vorhanden)
  • Sonderöffnungszeiten (z. B. Verkaufsoffener Sonntag, Tag der offenen Tür)
  • Feiertage (halbe oder ganze Feiertage)
  • Eintritts- und Austrittsdatum der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter
  • Anwesenheit der Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter entsprechend Dienst-/Schichtplan
  • Teilzeit, Vollzeitarbeitskräfte, Minijobs
  • Urlaubstage der Angestellten (halbe oder ganze Tage)
  • Krankheitstage (halbe oder ganze Tage)
  • Weitere Abwesenheitsgründe (Berufsschule, Weiterbildung, Erziehungsurlaub, etc.)
  • Geplante stundenweise Abwesenheiten (z. B. Abbau von Überstunden)
  • Dauer der Dienstleistung
  • Bereits vereinbarte Termine, freie Resourcen
  • Definierter Mindestzeitabstand vor Ende der täglichen Arbeitszeit

Zusätzlich bietet die Online-Terminvereinbarung mit dem Kundenportal folgende Möglichkeiten:

  • Online-Stornieren von Terminen möglich (bis zu einem definierten Zeitpunkt)
  • Versand einer Bestätigungs-E-Mail
  • Versand einer Erinnerungs-E-Mail (wenn gewünscht), Zeitpunkt der Versendung einstellbar
  • Versand einer Erinnerungs-SMS (wenn gewünscht und freigeschaltet), Zeitpunkt der Versendung einstellbar
  • Angabe einer zusätzlichen Bemerkung zum geplanten Termin

Folgende Wunschdaten können durch die Kundin bzw. den Kunden eingegeben werden:

  • Auswahl des Tag/Datum des Termines
  • Auswahl der Uhrzeit des Termines
  • Auswahl der Dienstleistung (und somit einer hinterlegten Dauer)
  • Auswahl der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters

Im Auswahlfeld für die gewünschte Mitarbeiter bzw. Mitarbeiter ist bereits eine Vorauswahl getroffen. Diese Auswahl hängt von den bisherigen Behandlungen in jeweiligen Salon ab. Weitere Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter des Salons können durch ein Auswahlfeld ausgewählt werden. Für die gewünschte Leistung wird ebenfalls eine Vorauswahl entsprechend den bereits durchgeführten Leistungen getroffen. Anhand der bisherigen Daten "lernt" das System die bevorzugten Angaben zu wählen.

Entsprechend der Kundenwünsche und der zu berücksichtigenden Daten wird ein Termin vorgeschlagen. Ist einer der  Wunschparameter nicht möglich, werden Alternativvorschläge unterbreitet. Jeder Parameter kann während der "Verhandlung" verändert werden, um den optimalen Termin zu finden. Es erfolgt jeweils eine direkte Reaktion auf die veränderten Bedingungen.

In einer Tabelle werden die möglichen Termine aufgelistet. Durch Symbole wird angezeigt, welche der gewünschten Daten übereinstimmen. Alternative Vorschläge mit möglichen Uhrzeiten oder anderen Mitarbeiterinnen bzw.  Mitarbeiter werden aufgelistet.

Terminerinnerung per E-Mail und/oder SMS

Die Terminerinnerung per SMS ist nur möglich, wenn die SMS-Funktion in der Salonkonfiguration aktiviert wurde und eine Handynummer beim Kunden hinterlegt ist. Die Zeitdifferenz der Terminerinnerung kann durch ein Auswahlfeld eingestellt werden.

Terminbestätigung

Nach dem Anklicken des Buttons "Termin buchen" wird der Termin im  System hinterlegt und eine Bestätigungsmeldung ausgegeben. Zusätzlich wird eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.

 

 

Das Kundenportal MeinSalon ist Bestandteil von SALONWARE Professional.